Tietosuojaseloste: jäsenrekisteri ja jäsenhakemukset

Kukkolan Erämiehet ry
Y-tunnus: 3026229-8
Postiosoite: Viljapolku 4, 95410 Tornio

Seuran sihteeri, kukkolaneramiehet@gmail.com

• Yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon ylläpito
• Jäsenhakemusten käsittely
• Jäsenasioiden hoito ja yhteydenpito jäseniin
• Tiedottaminen, kuten kokouskutsut ja tiedotteet
• Jäsenmaksujen ja muiden maksujen seuranta sekä tarvittaessa laskutus
• Metsästysoikeuden vuokrasopimusten hallinta

Jäsenluettelon pakolliset tiedot: nimi ja kotipaikka.

Muut tiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, metsästäjänumero, jäsenmaksutiedot sekä jäsenhakemuksessa annetut tiedot: asuinalue, jäsenyys muissa metsästysseuroissa, maanomistajuus ja metsästysoikeuden vuokraus, vanhempien maanomistajuus ja maiden metsästysoikeuden vuokraus, mahdollisuus uuteen vuokrasopimukseen sekä hakijan itse antamat lisätiedot.

• Lakisääteinen velvoite: jäsenluettelon pakolliset tiedot (yhdistyslaki 11 §).
• Jäsensuhde ja seuran oikeutettu etu: muut tiedot, joita tarvitaan jäsenyyden ja seuran toiminnan hoitamiseen.

Tiedot saadaan jäseneltä tai hakijalta itseltään.

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle, ellei laki sitä edellytä. Seura voi käyttää jäsenen metsästäjänumeroa lähettääkseen jäsenelle kutsun liittyä seuran jäseneksi Suomen riistakeskuksen Oma riista -palvelussa. Kutsun hyväksyminen on vapaaehtoista.

Kirjanpitoaineistoa ja siihen sisältyviä henkilötietoja voidaan näyttää seuran toiminnantarkastajalle lakisääteisen tarkastuksen yhteydessä.

Yhdistyslain mukaan jäsenellä on oikeus tutustua muiden jäsenten nimiin ja kotipaikkoihin. Muita tietoja saa nähdä vain jäsen, joka osoittaa etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaativan.

Seura käyttää Googlen palveluita (Gmail, Google Forms ja Google Sheets) jäsenhakemusten ja yhteystietojen vastaanottamiseen ja yhteydenpitoon. Google voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

Seuran kirjanpidon hoitaa tilitoimisto, joka käsittelee kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja, kuten maksajien nimiä, seuran lukuun.

• Jäsenhakemukset säilytetään, kunnes hallitus on käsitellyt ne. Hyväksyttyjen jäsenten tiedot siirretään jäsenrekisteriin, ja hylätyt hakemukset hävitetään käsittelyn jälkeen.
• Jäsenen tiedot säilytetään jäsenyyden ajan.
• Eronneen jäsenen tiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä, kun mahdolliset avoimet maksut on selvitetty.
• Kirjanpitoaineisto, kuten tositteet ja tiliotteet, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Sähköisiä tietoja säilytetään seuran omalla tilillä, jota hallinnoi seuran sihteeri. Tilillä on käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen. Sihteerin vaihtuessa tilin hallinta siirretään uudelle sihteerille, ja kirjautumistiedot vaihdetaan. Paperiset asiakirjat säilytetään huolellisesti ja hävitetään silppuamalla tai polttamalla. Jäsenille lähetettävät sähköpostit lähetetään niin, etteivät vastaanottajien osoitteet näy muille.

Sinulla on oikeus:

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojen poistamista, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta
• vaatia käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Pyynnöt osoitetaan seuran sihteerille (kohta 2). Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Seura voi päivittää tätä selostetta. Voimassa oleva versio on aina saatavilla seuran kotisivuilla.